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Gestione Nota Spese App, Web e Carte

EcosAgile Expense è il sistema per la gestione digitale delle spese del personale in trasferta che, tramite app per smartphone e software web, rende più semplice la compilazione e gestione di scontrini e ricevute fino alla conservazione sostitutiva. Integrato con carte fisiche prepagate aziendali assegnate ai collaboratori con budget e regole di utilizzo.

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gestione impostazione travel policy aziendali per collaboratori in trasferta conservazione sostitutiva

Carte Prepagate Aziendali

Carte prepagate aziendali smart e sicure che consentono al Personale autorizzato di effettuare pagamenti senza dover anticipare liquidità, con massimali di spesa a livello di Dipendente e Ruolo, garantendo all’Amministrazione una visione completa e aggiornata delle transazioni.

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Carte personalizzate

Carte Business VISA fisiche personalizzate con nome e cognome del dipendente che consentono all’Amministrazione di trasferire con pochi passaggi denaro sulla carta del collaboratore dal conto aziendale esistente, per un’esperienza trasferta completa che va oltre la classica gestione nota spese.

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Nota Spese Digitale

Registrazione nota spese con scan intelligente e algoritmi di OCR avanzato e machine learning ideata per i collaboratori in viaggio di lavoro che vogliono avere sempre a portata di mano una gestione di scontrini, giustificativi spesa e ricevute impeccabile, sicura e veloce.

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Gestione Travel Policy

Permette di impostare policy aziendali con la gestione delle soglie e dei massimali di spesa riconosciuti a ciascun collaboratore e per specifico ruolo aziendale.

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Expense è l’app per la gestione delle spese quotidiane del personale, integrata con Carte Fisiche Prepagate, in grado di semplificare la Nota Spese per le aziende, sia di piccole che di grandi dimensioni, sino ad eliminare i giustificativi cartacei con la conservazione sostitutiva.

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Analisi delle spese

Consente a collaboratori ed amministrazione di disporre su app e web di un quadro di sintesi, costantemente aggiornato, con report e pivot di dettaglio per un’analisi completa di tutte le tipologie di spesa registrate nel tempo.

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gestione controllo amministrazione flotta aziendale autoveicoli aziendali

Fleet management

Aiuta i fleet manager ad avere una visione aggiornata e completa sull’intera flotta aziendale (anagrafiche veicoli, dettagli assicurazioni e manutenzioni, chilometri percorsi…) per apportare soluzioni innovative ed efficienti di mobilità per dipendenti e collaboratori.

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conservazione sostitutiva digitale a norma

Conservazione digitale

Consente la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale per tutti i giustificativi di spesa, dallo scontrino alla ricevuta sino alla fattura assicurandone e facilitandone la corretta gestione, archiviazione, conservazione ed esibizione a norma.

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Gestione Trasferte

Permette di registrare via smartphone le richieste di trasferte integrate alla prenotazione del mezzo di trasporto e del pernottamento. Garantendo massima Privacy ed evitando qualsiasi proposta promozionale di terze parti.

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Features

Le features di EcosAgile Expense la rendono un'App di Registrazione nota spese completa sotto ogni aspetto

Ricarica veloce

Carte ricaricabili in pochi semplici passaggi direttamente dall’Amministrazione con disponibilità immediata dei fondi per i Collaboratori.

CONTROLLO REAL-TIME

Visione real-time delle spese sostenute dai collaboratori in trasferta, con report completi su uscite e transazioni effettuate direttamente su App Expense.

COMODE E SICURE

Le carte non sono collegate direttamente ad un conto bancario e richiedono l’immissione di un codice personale se la spesa è superiore ai 50 euro.

Scontrini

Compilazione nota spese con definizione di voci di spesa e di costo, allegando le fotografie di scontrini e ricevute. Personalizzabile secondo le esigenze dell’azienda.

Travel policy

Controllo delle soglie di spesa in fase di inserimento della nota spese con evidenza degli importi massimi riconosciuti a ciascun dipendente e a ciascun ruolo aziendale.

Machine learning

Scan intelligente degli scontrini e ricevute con algoritmi di machine learning e OCR avanzato per la compilazione veloce delle spese. Utilizzo di QR code per la classificazione e il retrive.

Fleet management

Integrato al sistema di gestione del parco auto aziendale con assegnazione al personale, gestione assicurazioni, manutenzioni, pratiche amministrative e spese correnti.

Anticipi spese

Gestione delle richieste di anticipo spese per i collaboratori in caso di trasferte e i viaggi intercontinentali futuri.

Report integrati

Infografiche in app per il collaboratore e via web per l’Azienda con un quadro di sintesi sempre aggiornato delle spese registrate per periodo e per tipologia di spesa.

Expense Sync

Registra le spese anche offline. Le informazioni e i file note spese vengono trasmessi automaticamente all'elaborazione paghe e all’Amministrazione e Controllo di gestione.

Multilingue

Disponibile al download dagli store di tutte le nazioni, diverse traduzioni attive, gestisce in automatico fusi orari e configurazione.

Conservazione digitale

Conforme alle disposizioni legislative, assicura e facilita l’eliminazione del cartaceo di scontrini e fatture con la corretta gestione e archiviazione sostitutiva per l’esibizione a norma.

Schermate

Interfaccia semplice e intuitiva, nessuna difficoltà all'utilizzo

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