EcosAgile Expense è il sistema per la gestione digitale delle spese del personale in trasferta che, tramite app per smartphone e software web,
rende più semplice la compilazione e gestione di scontrini e ricevute fino alla conservazione sostitutiva.
Integrato con carte fisiche prepagate aziendali assegnate ai collaboratori con budget e regole di utilizzo.
Carte prepagate aziendali smart e sicure che consentono al Personale autorizzato di effettuare pagamenti senza dover anticipare liquidità, con massimali di spesa a livello di Dipendente e Ruolo, garantendo all’Amministrazione una visione completa e aggiornata delle transazioni.
Carte Business VISA fisiche personalizzate con nome e cognome del dipendente che consentono all’Amministrazione
di trasferire con pochi passaggi denaro sulla carta del collaboratore dal conto aziendale esistente, per un’esperienza trasferta completa che va oltre la classica gestione nota spese.
Registrazione nota spese con scan intelligente e algoritmi di OCR avanzato e machine learning ideata per i collaboratori in viaggio di lavoro
che vogliono avere sempre a portata di mano una gestione di scontrini, giustificativi spesa e ricevute impeccabile, sicura e veloce.
Permette di impostare policy aziendali con la gestione delle soglie
e dei massimali di spesa riconosciuti a ciascun collaboratore e per specifico ruolo aziendale.
Expense è l’app per la gestione delle spese quotidiane del personale, integrata con Carte Fisiche Prepagate, in grado di semplificare la Nota Spese per le aziende, sia di piccole che di grandi dimensioni, sino ad eliminare i giustificativi cartacei con la conservazione sostitutiva.
Analisi delle spese
Consente a collaboratori ed amministrazione di disporre su app e web di un quadro di sintesi, costantemente aggiornato,
con report e pivot di dettaglio per un’analisi completa di tutte le tipologie di spesa registrate nel tempo.
Aiuta i fleet manager ad avere una visione aggiornata e completa sull’intera flotta aziendale (anagrafiche veicoli, dettagli assicurazioni e manutenzioni,
chilometri percorsi…) per apportare soluzioni innovative ed efficienti di mobilità per dipendenti e collaboratori.
Consente la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale per tutti i giustificativi di spesa, dallo scontrino alla ricevuta
sino alla fattura assicurandone e facilitandone la corretta gestione, archiviazione, conservazione ed esibizione a norma.
Permette di registrare via smartphone le richieste di trasferte integrate alla prenotazione del mezzo
di trasporto e del pernottamento. Garantendo massima Privacy ed evitando qualsiasi proposta promozionale di terze parti.
Le features di EcosAgile Expense la rendono un'App di Registrazione nota spese completa sotto ogni aspetto
Ricarica veloce
Carte ricaricabili in pochi semplici passaggi direttamente dall’Amministrazione con disponibilità immediata dei fondi per i Collaboratori.
CONTROLLO REAL-TIME
Visione real-time delle spese sostenute dai collaboratori in trasferta, con report completi su uscite e transazioni effettuate direttamente su App Expense.
COMODE E SICURE
Le carte non sono collegate direttamente ad un conto bancario e richiedono l’immissione di un codice personale se la spesa è superiore ai 50 euro.
Scontrini
Compilazione nota spese con definizione di voci di spesa e di costo, allegando le fotografie di scontrini e ricevute. Personalizzabile secondo le esigenze dell’azienda.
Travel policy
Controllo delle soglie di spesa in fase di inserimento della nota spese con evidenza degli importi massimi riconosciuti a ciascun dipendente e a ciascun ruolo aziendale.
Machine learning
Scan intelligente degli scontrini e ricevute con algoritmi di machine learning e OCR avanzato per la compilazione veloce delle spese. Utilizzo di QR code per la classificazione e il retrive.
Fleet management
Integrato al sistema di gestione del parco auto aziendale con assegnazione al personale, gestione assicurazioni, manutenzioni, pratiche amministrative e spese correnti.
Anticipi spese
Gestione delle richieste di anticipo spese per i collaboratori in caso di trasferte e i viaggi intercontinentali futuri.
Report integrati
Infografiche in app per il collaboratore e via web per l’Azienda con un quadro di sintesi sempre aggiornato delle spese registrate per periodo e per tipologia di spesa.
Expense Sync
Registra le spese anche offline. Le informazioni e i file note spese vengono trasmessi automaticamente all'elaborazione paghe e all’Amministrazione e Controllo di gestione.
Multilingue
Disponibile al download dagli store di tutte le nazioni, diverse traduzioni attive, gestisce in automatico fusi orari e configurazione.
Conservazione digitale
Conforme alle disposizioni legislative, assicura e facilita l’eliminazione del cartaceo di scontrini e fatture con la corretta gestione e archiviazione sostitutiva per l’esibizione a norma.
Schermate
Interfaccia semplice e intuitiva, nessuna difficoltà all'utilizzo
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